LiputanToday.Com, (Makassar)-Organisasi setiap harinya melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan menghasilkan berbagai jenis arsip.
Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Ari Puspitasari, Arsiparis Penyelia BPKHTL Wilayah VII Makassar kepada media ini menjelaskan bahwa arsip dibagi menjadi 2 (dua) ketegori, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Sedangkan arsip dinamis menurut Ari Puspitasari arsip dinamis dibagi menjadi 2 (dua), yakni arsip aktif dan arsip inaktif. arsip vital adalah arsip yang keberadannya merupakan persyaratan dasar bagi pencipta arsip dan tidak tergantikan.
“Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan,” jelas Arsiparis Penyelia BPKHTL Wilayah VII Makassar ini, pada Senin (6/3/2023).
Puspitasari menuturkan, seiring dengan berlangsungnya kegiatan administrasi maka jumlah arsip pada organisasi semakin bertambah. Jika tidak dikelola dengan baik, arsip akan semakin menumpuk, tidak dapat ditemukan dengan cepat dan tidak memberikan informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi.
“Sesuai dengan peraturan Sekretaris Jenderal Kementerian Lingkungan Hidup dan kehutanan Nomor P.5/SETJEN/ROKUM/KUM.1/8/2018 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penataan Berkas Lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan,” sebutnya.
Sebagai Arsiparis Penyelia menjelaskan, begini penataan arsip inaktif pada unit kearsipan Balai Pemantapan Kawasan Hutan dan Tata Lingkungan Wilayah VII Makassar (BPKHTL), beralamat di Jalan Prof. Dr. Abdurrahman Basalamah I Panaikang Makassar.
Dimulai dari melakukan pemeriksaan arsip inaktif yang dipindahkan. Kegiatan ini memeriksa kesesuaian antara daftar arsip inaktif yang dipindahkan dari Subag Tata Usaha dan Seksi.
